Business Case: B2B Gateway voor Cass Europe

Cass information systemsHet Amerikaanse Cass Information Systems is marktleider op het gebied van expense management voor de sectoren transport, utility en telecom. Haar Europese dochter Cass Europe B.V. richt voornamelijk op Transport Expense Management.
Factuurverwerking, audit, betaling en informatieservices zijn de kerncompententies van Cass. Voor haar klanten verwerkt Cass meer dan 47 miljoen facturen per jaar met een totale waarde van meer dan 33 miljard.
Door aan te sluiten op CEDG (Cass Europe Data Gateway) kunnen transporteurs hun facturen digitaal aanbieden aan Cass Europe. Hierdoor worden de facturen automatisch verwerkt, zijn de foutkosten lager en worden de facturen sneller betaald. Dit heeft voordelen voor zowel de klant, de transporteur en Cass Europe.

De full service gateway van Copernicus stelt Cass Europe in staat snel nieuwe transporteurs aan te sluiten zonder in te leveren op kwaliteit en data-integriteit. Het unieke web portal met de Excel validator is een goede uitbereiding op het dienstenpakket van Cass. Bij Copernicus werken mensen die meewerken en meedenken in constructieve oplossingen en een uitdaging niet uit de weg gaan.

Kees de Jongh
Managing Director Cass Europe b.v.

De uitdaging

Hoe sluit je een groot aantal transporteurs aan op een systeem? Hoe doen we dit gestructureerd? En hoe houden we zicht op het proces en de voortgang? Dit waren de probleem waar Cass Europe begin 2012 voor stond. De uitdaging lag in het grote aantal aan te sluiten transporteurs en de diversiteit aan berichtformaten die daarmee gepaard gaan.

De oplossing

Voor Cass Europe heeft Copernicus een full service B2B gateway ontwikkeld, die transporteurs in staat stelt om snel en makkelijk facturatiegegevens aan te bieden bij Cass. Cass zal deze gegevens verder verwerken, controleren en betalen in opdracht van haar klanten. De gateway is volledig gebaseerd op het Niklas integratieplatform. Niklas verzorgt de datacommunicatie en de transformatie van de facturatiegegevens naar het centrale Cass formaat. Voor wat betreft de datacommunicatie kunnen transporteurs kiezen om hun data te uploaden via FTP of middels handmatige upload via een portal. Naast deze twee communicatiekanalen worden er ook nog andere communicatiekanalen aangeboden.

Stap 1

Wanneer een transporteur een factuur aanbiedt aan de gateway, loopt deze factuur door een aantal processtappen. De eerste stap is authenticatie. Transporteurs loggen in met hun persoonlijke, uniforme logincode. Vervolgens wordt de aangeboden factuur automatisch gevalideerd. Eventuele fouten worden gemeld zodat de transporteur deze kan herstellen. Wat het systeem uniek maakt in zijn soort is de zogenaamde ’Excel-validator’. Deze valideert de door de transporteur op het portal geüploade Excelsheet op de aanwezigheid van verplichte kolommen en op structuurfouten. De resultaten worden direct tijdens de upload aan de transporteur getoond.

Stap 2

De volgende stap in het proces is de vertaling van de factuur naar het centrale datamodel. Elk berichtformaat wordt vertaald naar dit datamodel. Het datamodel zorgt er voor dat wijzigingen aan de vertaalprogramma’s snel gerealiseerd kunnen worden. Vervolgens wordt het datamodel vertaald naar het standaard XML formaat dat ingelezen kan worden door het hoofdkantoor van Cass in Amerika. Wederom wordt hier validatie gedaan op de data-kwaliteit voordat de factuurinformatie doorgestuurd wordt. Essentieel voor het systeem is dat elke factuur ontvangen in de gateway geregistreerd wordt zodat Cass de factuurinformatie op elk moment terug kan zoeken en eventuele fouten tijdig kan ontdekken en oplossen.

Naast de ontwikkeling van de gateway is Copernicus ook verantwoordelijk voor de hosting en ondersteuning van de oplossing. De supportdesk is verantwoordelijk voor proactieve en reactieve support en zorgt er voor dat het systeem optimaal draait.