Business Case: Pooling Partners

Pooling cyclusPooling Partners is marktleider op het gebied van full-service pooling diensten. Een pooling dienst is het faciliteren en samenbrengen van het hergebruik van logistieke middelen. In het geval van Pooling Partners, betreft dit het hergebruik en de circulatie van houten pallets en kisten. Dit houdt in het inzetten en distribueren van de pallets. Daarbij hoort ook het ophalen, schoonmaken en repareren van de pallets.

Om ervoor te zorgen dat de pallets op de juiste plek terecht komen is enige regie nodig. Daarom zijn klanten van Pooling Partners verplicht om bewegingsinformatie door te geven middels EDI berichten. Deze informatie is nodig voor:

  • Het kunnen volgen van assets.
  • Weten waar pallets opgehaald kunnen worden zodat de collectie hiervan zo snel mogelijk ingepland kan worden.
  • Het factureringsproces op basis van de bewegingsinformatie.

Aanleiding

De berichtstromen binnen het netwerk zijn gericht op bewegingsinformatie van het poolingmateriaal; de ‘movements’ van de pallets binnen het pooling netwerk. Om deze berichten uit te wisselen werd binnen Pooling Partners een verscheidenheid aan programma’s gebruikt om EDI uit te wisselen tussen klanten en hun ERP systeem ‘PPO’. Deze oude programma’s worden de ‘legacy tools’ genoemd. De legacy tools vormen een risico op een aantal punten:

  • Kennisverlies (gebouwd op oude technologie, support minimaal)
  • Niet te beheren (black box: deel logica is onbekend en niet toegankelijk)
  • Te duur
  • Continuïteit in gevaar, applicaties zijn instabiel.

Doordat legacy tools op oude technieken zijn gebouwd, verdwenen er ook e-mails. Door een bepaalde wijze van het verwerken van de e-mails in de Franse vestiging werd een groep berichten in één keer opgepakt waarvan er uiteindelijk één daadwerkelijk naar het PPO werd doorgezet. De andere berichten verdwenen zonder te worden verwerkt en moesten worden getraceerd in het back-up systeem. Daarnaast ontbrak door de versnippering van het gebruik van verschillende legacy tools het totaaloverzicht. Om het overzicht terug te krijgen is het nodig om alle berichtstromen via één centraal punt te laten verlopen. Hierdoor wordt get makkelijker om berichten terug te vinden, te documenteren en te monitoren.

Analyse

Wij hebben bij het vraagstuk gekeken naar een aantal aspecten. Hierbij kwam naar voren dat één van de uitdagingen waar Pooling Partners mee te maken heeft, is het herkennen van een groot aantal verschillende berichttypes die veel op elkaar lijken. Daarnaast kwamen de berichten veelal ongesorteerd via hetzelfde kanaal (e-mailbox en FTP) binnen. Dit betreft vooral berichten die door de afdeling sales worden ontvangen en vervolgens naar de mailbox worden doorgestuurd. Het afvangen van deze berichten is lastig omdat de afzender (sales) over alle vestigingen gezien dezelfde domeinextensie heeft: @poolingpartners.com. Deze konden hierdoor niet herleid worden door Niklas, waardoor het niet duidelijk zou zijn welk sender en welke parser aangeroepen moet worden. De legacy tool kon dit wel omdat het inbound kanaal een aparte server per company is.

Pooling Partners - legacy tools

De ontvangen berichten (zoals dispatch files) worden vertaald en gecontroleerd waarna ze naar PPO gaan. Een ander belangrijk punt is het uitfaseren van de legacy tools die nu een risico vormen voor de bedrijfsvoering. Dit betreft, naast de fysieke legacy tools en de betreffende landenservers, ook de X400 server van Frankrijk die op een oude XP server draaide. Verplaatsen van deze fysieke server was niet mogelijk. Sinds 29 september 2017 is de X400 EDI robot uitgefaseerd. Daarnaast gaat het om ‘TIE ’ die vooral AS2 bestanden binnenkrijgt. Pooling Partners was opzoek naar een totaaloplossing voor de berichtenuitwisseling met haar klanten.

Oplossing

Wij hebben hier invulling aan gegeven door ons integratieplatform Niklas in te zetten voor het verwerken van de berichten. Daarbij ondersteund door een Reprocessing Portal. Het Reprocessing Portal biedt op dit moment ondersteuning aan de interne IT-afdeling om fouten in de ingestuurde berichten te kunnen bekijken. Na de oplevering van de complete versie van de Reprocessing Portal, zal de errorhandling volledig aan de gebruikersorganisatie van Pooling Partners overgedragen worden. Berichten die bij Pooling Partners binnenkomen, worden eerst opgevangen in Niklas. Hierin wordt bepaald of een aantal berichten nog wel via de legacy tools afgehandeld moet worden of dat dit verder door Niklas wordt verwerkt.

Integratieplatform

Via Niklas worden de berichten getransformeerd voordat deze verder naar PPO worden doorgezet. Dit wordt gedaan middels een mapping. Door onze integratiespecialisten is een aantal mappingen gemaakt die de diverse bestandsformaten die ontvangen worden, omzetten naar een generiek XML formaat. De bestandsformaten die gebruikt worden zijn: enkele flatfile varianten, EDIFACT (DESADV en INVRPT) en een diversiteit aan verschillende Excel formaten. Door een mapping wordt ook het generieke XML bestand op een aantal punten gecontroleerd. Als één van de controles niet door de gestelde parameters komt, dan komt het betreffende bestand in de Reprocessing Portal terecht. Als alle controles goed doorlopen zijn, dan wordt het bericht middels twee mappingen in de database van Pooling Partners verwerkt.

On premise

Niklas is op locatie geïmplementeerd wat betekend dat Pooling Partners zelf het beheer verzorgd. Wij hebben de applicatiebeheerders van Pooling Partners getraind, waardoor zij in staat zijn om meldingen op te volgen die in hun systeem naar voren komen. Daarnaast hebben wij de mogelijkheid gecreëerd voor Pooling Partners om ook zelf koppelingen kan maken. Deze koppelingen kunnen in xslt, MapForce, Smooks of Java worden gemaakt. Indien de capaciteit bij Pooling Partners niet toereikend is, kunnen wij deze taak op ons nemen.

Reprocessing Portal

In het Reprocessing Portal wordt een overzicht getoond van berichten die in Niklas als foutief worden aangemerkt. Pooling Partners kan dit bericht bekijken en beoordelen of dit inderdaad een incorrect bericht is. Zo worden hier berichten tegengehouden die bijvoorbeeld een klantcode bevatten die niet corresponderen met vooraf gedefinieerde waarden. Of als een bewegingsdatum te ver in de toekomst of in het verleden valt. Vervolgens kan de gebruiker het bericht, na eventuele dataverrijking, opnieuw laten verwerken of afwijzen. De portal wordt gebruikt als vangnet om te voorkomen dat bepaalde berichten hun eigen systeem vervuilen.

Onboarding service

Verder helpen wij klanten van Pooling Partners over te stappen naar berichtuitwisseling via het integratieplatform Niklas. Wij worden na een introductie met deze klanten in contact gebracht. Hierna onderhouden wij rechtstreeks het contact en regelen wij de rest om de overstap te realiseren. Dit betekent dat wij onder andere alle gegevens opvragen die nodig zijn om de benodigde koppelingen in kaart te brengen en in samenspraak met Pooling Partners het testtraject en de livegang te kunnen inplannen.

Resultaat

De berichtenuitwisseling tussen Pooling Partners en haar klanten verloopt nu via moderne technologie en up-to-date berichtenstandaarden. Tussen de systemen van Pooling Partners en haar klanten zit Niklas. Het integratieplatform zorgt ervoor dat de verschillende berichtenformaten middels mappingen getransformeerd worden en beide systemen met elkaar kunnen communiceren. Om dit hanteerbaar te maken, is voor Pooling Partners de Reprocessing Portal ontwikkeld. Deze portal vereenvoudigt taken via een gebruiksvriendelijke user interface.

De legacy tools die in de verschillende vestigingen gebruikt werden, hebben plaats gemaakt voor een gestandaardiseerde werkwijze vanuit een centraal integratieplatform. Met ons integratieplatform, de gemaakte koppelingen en de webportals zijn de berichtenstromen gecentraliseerd. Door het maken van standaard koppelingen en standaard controles is het ook eenvoudig om nieuwe klanten aan te sluiten. Hierdoor is deze integratie oplossing toekomstvast! Door het buiten gebruik stellen van een aantal legacy tools is het risico voor wat betreft onderhoud en ouderdom hiervan weggenomen en worden kosten bespaard.