Cotap gebruikt Managed EDI van Copernicus

Cotap is een full-service groothandel in vloeren en vloerbenodigdheden zoals ondervloeren, plinten en onderhoudsmiddelen. Het brede assortiment vloeren omvat laminaat, tapijt, pvc-stroken, vinyl en parket. Ook voeren zij een aantal eigen merk collecties zoals Ambiant en Yunieq. Cotap zorgt vanuit haar eigen logistieke centrum voor een efficiënte en snelle levering van goederen. Copernicus draagt hierin een steentje bij door het bouwen van koppelingen om arbeidsprocessen te digitaliseren en efficiënter in te richten. De EDI koppelingen die wij maken zijn opgezet tussen Cotap en de toeleveranciers van de verschillende vloeren.

Inkoopproces optimaliseren

Als groothandel plaatst Cotap dagelijks veel orders bij haar leveranciers. Om het inkoopproces te optimaliseren, wil Cotap dit proces volledig automatiseren door het toepassen van EDI. Door het toepassen van EDI met haar leveranciers verhoogt Cotap aanzienlijk haar efficiency. Daarnaast dalen ook de faalkosten doordat ze gegevens niet meer handmatig verwerken en uiteindelijk beter wordt samengewerkt.

Hoe werkt het

Binnen het inkoopproces onderscheiden we drie informatiestromen:

  1. De inkooporder (die Cotap naar haar leverancier stuurt)
  2. De orderbevestiging (van leverancier naar Cotap)
  3. Het verzendbericht (van de leverancier naar Cotap)

Het grote probleem bij het elektronisch uitwisselen van gegevens is dat verschillende bedrijven verschillende ERP systemen gebruiken. De leveranciers kunnen de elektronische order van Cotap dus niet een-op-een inlezen in hun systeem. De order zal eerst nog vertaald moeten worden. Ons Managed EDI platform verzorgt deze vertalingen.

NAV

NAV, het ERP systeem van Cotap, genereert de inkooporders als XML bestand. Voordat het systeem deze berichten via EDI naar de leveranciers stuurt, zetten wij deze om naar een ander bestandsformaat. Zo ontvangen leveranciers de orders in een bestandsformaat dat zij kunnen verwerken. Copernicus transformeert de XML berichten naar het EDIFACT ORDERS standaard. In de message implementation guide (MIG) van Cotap staat hoe zij de data bij leveranciers aanlevert. Een MIG is de afgesproken lijst met coderingen en de structuur, waarmee berichten volgens de EDIFACT-standaard verstuurd worden.

Het berichtenverkeer is gericht op het plaatsen van bestellingen. Cotap stuurt een order naar de leverancier en de leverancier stuurt een order bevestiging (ORDRSP) terug. Dit gebeurt ook indien er te weinig voorraad is om het bestelde aantal gelijk te leveren. Vervolgens stuurt de leverancier een digitale pakbon (DESADV)met daarin leveringsinformatie zoals de datum van levering en het palletnummer waarop de order is geplaatst. Dit geldt ook bij een deellevering. Door de betreffende pakbon te koppelen aan het bestelnummer controleert NAV automatisch of de order volledig order binnen is.

Cotap EDI berichtenuitwisseling met toeleveranciers

Onboarding service

Voor Cotap heeft Copernicus ook het ‘onboarding proces’ uit handen genomen. Dit betekent dat wij namens Cotap de koppelingen afstemmen met haar klanten. We hebben het dan over het vergaren van specificaties en test bestanden, afstemmen van berichtformaten en datacommunicatie en het voeren van project management.

Doordat wij rechtstreeks contact hebben met de handelspartners, kunnen klanten zich zorgeloos richten op hun dagelijkse bedrijfsvoering terwijl wij ons bezighouden met de technische aspecten van het opzetten van de koppeling. U hoeft zo geen technische kennis in huis te hebben, geen tijd vrij te maken voor alle contactmomenten en niet als tussenpersoon te fungeren voor het doorgeven van alle specificaties. Wij regelen dit allemaal voor u!

Remittance Advice

Naast het verwerken van EDI berichten voor Orders, Orderbevestigingen en elektronische pakbonnen, verzorgen we ook de verwerking van de REMADV berichten. Dit zijn EDI berichten die een afnemer naar een leverancier stuurt met een melding over de betaling die zal volgen. Een Remittance Advice (REMADV) is letterlijk een kennisgeving van een te verrichten betaling. In het geval van Cotap ontvangt zij REMADV’s van haar klanten waarmee Cotap geïnformeerd wordt over de betalingen die spoedig zullen volgen.

EDI via web portal

Copernicus gaat nu aan de slag met een volgend project voor Cotap. Met hun streven naar efficiënte en snelle leveringen, is dit een volgende stap om de interne processen te stroomlijnen. Een aantal leveranciers heeft geen mogelijkheid om EDI berichten uit te wisselen. Om ook met deze groep leveranciers elektronisch zaken te kunnen doen, ontwikkelt Copernicus een portal voor Cotap. Hierop kunnen haar leveranciers inloggen en de orders ophalen, bevestigen en ook de pakbon op aanmaken. De portal is via het Managed EDI platform weer aangesloten op NAV. Op deze manier automatiseert Cotap het volledige bestelproces en hoeven bestellingen niet meer handmatig verwerkt te worden.

Cotap workflow EDI met toeleveranciers en webportal

Benieuwd naar wat wij voor u kunnen betekenen op het gebied van (Managed) EDI? Neem vandaag nog vrijblijvend contact met ons op: +31 (0)23-565 6060.