E-invoicing (elektronisch factureren) betekent dat facturen niet langer handmatig worden verwerkt of als bijlage in een e-mail of op papier worden verzonden. In plaats daarvan worden ze automatisch verstuurd én ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Hierdoor kunnen facturen direct worden ingelezen in het ERP- of boekhoudsysteem van de ontvanger – zonder tussenkomst van handmatige handelingen of risico op fouten.
Steeds meer organisaties maken de overstap naar e-invoicing. Soms gebeurt dat vrijwillig om de administratie efficiënter te maken, maar in toenemende mate is het ook verplicht – bijvoorbeeld bij overheidsinstanties of in specifieke landen binnen Europa.
Afhankelijk van het land en het type organisatie, worden er verschillende standaarden voor e-invoicing gebruikt:
- Peppol: Veelgebruikt in Nederland, België, Scandinavië en andere EU-landen. Peppol biedt een veilig en gestandaardiseerd netwerk voor het verzenden en ontvangen van e-facturen.
- ZUGFeRD: Een Duits formaat dat vooral in Duitsland en Frankrijk wordt toegepast, vaak in combinatie met een PDF.
- Factur-X: De Franse tegenhanger van ZUGFeRD. Wordt gebruikt voor hybride facturen (PDF + XML).
- XRechnung: Verplicht voor elektronische facturen aan overheidsinstellingen in Duitsland.
Twee hoofdprocessen binnen e-invoicing
Binnen e-invoicing onderscheiden we twee processen:
- Accounts Payable (AP)
Je ontvangt een e-factuur van een leverancier. Deze wordt automatisch verwerkt in jouw systeem, zodat jij deze kunt betalen. - Accounts Receivable (AR)
Jij verstuurt een e-factuur naar je klant. Die wordt automatisch verwerkt aan hun kant, zodat jij sneller betaald krijgt.
Wat is e-invoicing?
E-invoicing is waardevol voor vrijwel elk bedrijf dat digitaal en efficiënt wil factureren, maar is in het bijzonder interessant voor organisaties die tegen de volgende uitdagingen aanlopen:
- Bedrijven met ERP-systemen waarin e-invoicing (nog) niet is geïntegreerd
Werk je met een ERP-systeem dat standaard geen ondersteuning biedt voor e-invoicing? Dan loop je het risico op veel handmatige processen of compatibiliteitsproblemen. - ERP-systemen die slechts één e-invoicing standaard ondersteunen, terwijl klanten of leveranciers iets anders vereisen
Veel ERP-systemen ondersteunen slechts één formaat, zoals Peppol. Maar klanten of leveranciers kunnen andere standaarden hanteren, zoals ZUGFeRD, Factur-X of XRechnung. Dit is bijvoorbeeld afhankelijk van waar jouw leveranciers en klanten gevestigd zijn en welke software zij gebruiken.
Voor welke bedrijven is e-invoicing interessant?
Peppol
- Gebaseerd op de Universal Business Language (UBL 2.1)
- Veelgebruikt in Nederland, België, Scandinavië en andere EU-landen
- Niet direct leesbaar voor mensen, een PDF kan optioneel worden toegevoegd aan de UBL
- Verloopt via het Peppol-netwerk en vereist een gecertificeerd Access Point
Factur-X / ZUGFeRD
- Hybride formaat: een PDF/A-3-bestand met een ingesloten XML-bestand
- Wordt voornamelijk gebruikt in Duitsland en Frankrijk
- Zowel menselijk leesbaar (PDF) als machineleesbaar (XML)
- Sinds 2020 zijn beide formaten technisch identiek
XRechnung
- XML-gebaseerd, conform de Europese norm EN 16931
- Wordt voornamelijk gebruikt voor het digitaal aanleveren van facturen aan Duitse overheidsinstanties en is strenger en specifieker dan generieke UBL- of UN/CEFACT-formaten.
- Machineleesbaar, niet bedoeld voor menselijke interpretatie zonder speciale software. Er wordt geen PDF meegeleverd
- Verloopt via het Peppol-netwerk, ZRE of OZG-RE
✅ Kosten te besparen
✅ Sneller betaald te worden
✅ Minder fouten te maken
✅ Te voldoen aan wet- en regelgeving
✅ Te verduurzamen
✅ Professioneler over te komen
E-invoicing helpt je bedrijf om:
- Kies het gewenste e-invoicingformaat
Bepaal welk formaat of formaten jullie willen gebruiken voor het verzenden en/of ontvangen van e-facturen, zoals Peppol, Factur-X, ZUGFeRD of XRechnung. Dit is afhankelijk van jullie klanten, leveranciers en (internationale) regelgeving. - Bepaal de overdrachtsmethode voor factuurdata
We stemmen af hoe de factuurgegevens worden aangeleverd of opgehaald – bijvoorbeeld via (S)FTP, API, een Access Point of e-mail. Dit kan zowel aan jullie kant als aan de kant van jullie leverancier of klant zijn. - Wij verzorgen de technische implementatie
Wij bouwen de benodigde mappings, voeren de conversie uit naar het gewenste formaat en zorgen voor een foutloze koppeling.
Hoe implementeer je e-invoicing binnen je organisatie?
✅ Onafhankelijk van het ERP-systeem
Onze oplossing werkt met elk ERP-pakket, geen dure aanpassingen nodig
✅ Volledige ondersteuning voor meerdere e-invoicing standaarden
Inclusief Peppol, Factur-X, XRechnung en ZUGFeRD
✅ Minimale belasting voor de IT-afdeling
Wij regelen de technische implementatie en het beheer
✅ Ondersteuning voor inkomende én uitgaande facturen
Eén oplossing voor beide richtingen van e-invoicing
✅ Bewezen aanpak
Snel live, volledig compliant en eenvoudig schaalbaar
Waarom kiezen voor Copernicus als integratiepartner?
Voordelen e-invoicing
1. Kostenbesparing
- Minder handmatig werk
- Automatische verwerking bespaart tijd van administratief personeel
- Minder fouten = minder correcties = minder verspilde tijd en geld
- Volgens een studie van Billentis kan een e-factuur tot 60–80% goedkoper zijn dan een papieren factuur
2. Tijdswinst & snellere betalingen
- Facturen worden direct geleverd en ontvangen
- Ontvangers kunnen de factuur meteen verwerken
- Minder vertraging bij verwerking → snellere betaling
- Verkorten van de doorlooptijd van factuur tot betaling
3. Minder fouten
- Ingesloten XML-data worden automatisch ingelezen in boekhoudsoftware
- Je voorkomt dubbele facturen, foute bedragen of verkeerde klantgegevens
4. Meer veiligheid en betrouwbaarheid
- Facturen zijn traceerbaar en fraudebestendig
- Geen zoekgeraakte facturen in post of inbox
- Automatische validatie van gegevens (zoals btw-nummers, IBANs, etc.)
5. Wettelijke eisen en compliance
- In veel landen (ook Nederland) is e-invoicing verplicht voor facturatie aan overheden
- Europese wetgeving (zoals de EU-richtlijn 2014/55/EU) stimuleert e-facturatie
- Steeds meer grote bedrijven stellen het verplicht voor leveranciers.
6. Betere administratie en integratie
- E-facturen zijn makkelijk te archiveren en terug te vinden
- Ze sluiten goed aan op andere systemen (zoals ERP, CRM of boekhoudpakketten)
- Ze ondersteunen digitale audits en belastingaangiften
7. Duurzaamheid & imago
- Laat zien dat je een modern en duurzaam bedrijf bent
- Geen papier, printkosten of transport
- Past in bredere digitaliserings- en ESG-strategieën
8. Professioneler zakendoen
- Klanten ervaren je als efficiënter, transparanter en innovatiever
- Door het gebruik van gestandaardiseerde factuurdata wordt de samenwerking soepeler, vooral met grotere bedrijven of overheden
Wil je meer weten over onze producten en oplossingen?
Onze experts staan voor je klaar om je vrijblijvend te adviseren over de beste mogelijkheden voor jouw organisatie.
Mail je liever, geen probleem. Vul ons contactformulier in en we nemen snel contact met je op.
